Αναλυτικά:

Α. Ο μηχανικός-διαχειριστής εισέρχεται στην πιστωτική δήλωση και υποβάλει το ηλεκτρονικό αίτημα «Έλεγχος δήλωσης για επιστροφή προστίμου» μέσω της καρτέλας «Αιτήματα». Για να είναι διαθέσιμο το σχετικό αίτημα, πρέπει να πληρούνται οι εξής προϋποθέσεις:

• Να είναι πλήρως εξοφλημένη (στην καρτέλα «Οικονομικά Στοιχεία» δεν θα πρέπει να εμφανίζεται ανεξόφλητο ποσό) και να έχει πιστωτικό υπόλοιπο (η δήλωση θα πρέπει να έχει επικαιροποιηθεί ώστε να προκύπτει πιστωτικό υπόλοιπο).
• Να έχει προωθηθεί σε κατάσταση «Οριστική υπαγωγή».
• Να έχουν υποβληθεί όλα τα αρχεία/δικαιολογητικά που προβλέπει ο ν.4178/13 ή ο ν.4495/17 για τη συγκεκριμένη περίπτωση αυθαίρετων κατασκευών/χρήσεων (ο αριθμός των υπολειπόμενων αρχείων για πληρότητα να είναι «0»). Ο μηχανικός, για την αποφυγή καθυστερήσεων και απορριπτικών αποφάσεων, θα πρέπει να ελέγξει ότι τα αρχεία (σχέδια, κατόψεις, διαγράμματα, εκθέσεις) που έχει υποβάλει στο σύστημα φέρουν τη σφραγίδα και την υπογραφή του συντάκτη τους, βρίσκονται στον σωστό «τύπο αρχείου» (δεν έχουν μπει σε λάθος θέση), είναι ευκρινή, άμεσα προσβάσιμα και αναγνώσιμα (σε μορφή pdf).
• Να μην έχουν καταχωριστεί στα «Πρόσθετα στοιχεία» ποσά Ενεργειακής αναβάθμισης ή Στατικής ενίσχυσης (το αρθ.3 της Υ.Α. εξαιρεί αυτές τις περιπτώσεις).
• Να έχουν υποβληθεί τα σχετικά έγγραφα στην καρτέλα «Αρχεία» της δήλωσης:
• Στο πεδίο «Αίτηση-Υπεύθυνη Δήλωση για Επιστροφή Χρημάτων/ΙΒΑΝ» (α/α 50), επισυνάπτεται η Υ.Δ. του μηχανικού του άρθρου 4, παρ. 1 της Υ.Α., καθώς και αντίγραφα από την πρώτη σελίδα των τραπεζικών βιβλιαρίων των δικαιούχων όπου αναγράφεται το IBAN.
• Στο πεδίο «Έκθεση Τεκμηρίωσης των δεδομένων για την υπέρβαση πληρωμών του οφειλόμενου ποσού» (α/α 51), επισυνάπτεται Τεχνική-Αιτιολογική έκθεση του μηχανικού που τεκμηριώνει τον λόγο που προέκυψε υπερβάλλον ποσό στη δήλωση.

Εφόσον διαπιστωθεί από το Τ.Ε.Ε. ότι τηρούνται οι προϋποθέσεις των παρ. α, β, γ και ε του άρθρου 3 της Υ.Α., το αίτημα μεταβαίνει σε κατάσταση «Ολοκληρωμένη» και καταγράφεται το ποσό προς επιστροφή (αναγραφή στο πεδίο «Σχόλια Διαχειριστή» του αιτήματος).

Β. Ο μηχανικός-διαχειριστής της δήλωσης ενημερώνει την αρμόδια Υ.ΔΟΜ για την ολοκλήρωση του ηλεκτρονικού αιτήματος, ώστε η αρχή να προβεί στον προβλεπόμενο έλεγχο της παρ. 1 του άρθρου 4 της Υ.Α. Οι Υ.ΔΟΜ., μέσω του συστήματος διαχείρισης, έχουν πλήρη πρόσβαση στις δηλώσεις με τα καταχωρισμένα στοιχεία και αρχεία και τα υποβληθέντα αιτήματα.

Μετά τον έλεγχο, η αρμόδια Υ.ΔΟΜ. συντάσσει σχετικό πόρισμα και, εφόσον βεβαιώνει την ορθότητα, εκδίδεται απόφαση του Προϊσταμένου της Υ.ΔΟΜ. σχετικά με το ποσό προς επιστροφή, το οποίο ο μηχανικός-διαχειριστής υποβάλει στα «Αρχεία» της δήλωσης.

Σε περίπτωση αρνητικού πορίσματος, ο μηχανικός μπορεί να επαναφέρει τη δήλωση σε υπαγωγή και να την διορθώσει εντός 60 ημερών, σύμφωνα με τις υποδείξεις της Υ.ΔΟΜ.

Μετά την προσαρμογή, απαιτείται η υποβολή του αιτήματος «Επανυποβολή αιτήματος ελέγχου δήλωσης για επιστροφή προστίμου». Για να είναι διαθέσιμο, πρέπει να πληρούνται οι εξής προϋποθέσεις:

• Να έχουν ολοκληρωθεί οι προϋποθέσεις του αιτήματος «Έλεγχος δήλωσης για επιστροφή προστίμου» που είχε προηγουμένως ολοκληρωθεί.
• Να έχει εισαχθεί το «Πόρισμα Υ.ΔΟΜ. για ορθότητα δήλωσης για επιστροφή χρημάτων» στα «Αρχεία» της δήλωσης.

Εφόσον διαπιστωθεί από το Τ.Ε.Ε. ότι τηρούνται οι προϋποθέσεις των παρ. α, β, γ, και ε του άρθρου 3 της Υ.Α., το αίτημα μεταβαίνει σε κατάσταση «Ολοκληρωμένη» και καταγράφεται εκ νέου το ποσό προς επιστροφή (στα Σχόλια διαχειριστή). Ο μηχανικός-διαχειριστής ενημερώνει την αρμόδια Υ.ΔΟΜ. για την επανυποβολή και την ολοκλήρωση του αιτήματος.

Εάν το πόρισμα βεβαιώνει την ορθότητα, εκδίδεται η απόφαση του Προϊσταμένου της Υ.ΔΟΜ. σχετικά με το ποσό προς επιστροφή, και ο μηχανικός-διαχειριστής υποβάλει στα «Αρχεία» της δήλωσης.

Γ.

Μετά την έκδοση απόφασης σχετικά με το ποσό επιστροφής, ο μηχανικός-διαχειριστής υποβάλει το ηλεκτρονικό αίτημα «Επιστροφή προστίμου μετά από θετική απόφαση Προϊσταμένου Υ.Δομ.» μέσω της καρτέλας «Αιτήματα» της δήλωσης. Για να είναι διαθέσιμο, πρέπει να πληρούνται οι εξής προϋποθέσεις:

• Να έχει ολοκληρωθεί το αίτημα «Έλεγχος δήλωσης για επιστροφή προστίμου» και να μην έχουν αναιρεθεί οι προϋποθέσεις του.
• Να έχουν εισαχθεί τα αντίστοιχα έγγραφα στα «Αρχεία» της δήλωσης:
  • «Πόρισμα Υ.ΔΟΜ. για ορθότητα δήλωσης για επιστροφή χρημάτων»
  • «Απόφαση Προϊσταμένου Υ.ΔΟΜ. για επιστροφή χρημάτων»

Εφόσον διαπιστωθεί η πληρότητα, εκδίδονται εντολές επιστροφής ποσών στους λογαριασμούς των δικαιούχων και το αίτημα μεταβαίνει σε κατάσταση «Ολοκληρωμένη».